Privacy

24 mei 2018

Inleiding

Deze privacy verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Morres & Company, Australiëlaan 62, 6199 AA Maastricht-Airport, KVK 57602948 als ‘verwerkingsverantwoordelijke’, hierna aan te duiden als Morres & Company of ‘wij/onze’. In het geval je onze website bezoekt, of onze producten of diensten afneemt verwerken wij jouw persoonsgegevens. Dit doen wij om je zo goed mogelijk te helpen en onze doelstellingen te bereiken. In deze verklaring leggen we uit met wel doel en op welke manier we je persoonsgegevens verwerken en hoe jij hier controle over kan uitoefenen.

Wat doen wij?

Morres is een full service marketing bureau dat via een abonnementsstructuur of op projectmatige basis organisaties ontzorgt op het gebied van marketing & communicatie. Dit doen onder meer door het verzorgen van marketing- en communicatiecampagnes waarbij we middelen inzetten zoals emailings, social media en websites. Via deze marketingkanalen worden ook persoonsgegevens verzameld zoals naam, emailadres, geslacht en zoekgedrag waarmee we u zo goed mogelijk willen informeren over de producten en diensten van Morres

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie geven over jou als identificeerbaar persoon, ze vertellen iets over wie je bent. Deze gegevens ‘verwerken’ wij als we deze opslaan, inzien, delen, versturen en verwijderen etc. Wanneer je een overeenkomst aangaat met Morres & Company en/of jezelf registreert voor e-mailings of het aanvragen van prijsopgaven of overige informatie via de website of wellicht per telefoon , vragen wij je om bedrijfsgegevens en/ of contactgegevens in te vullen. Naast informatie die je zelf op onze website invult of aan de telefoon geeft, kunnen wij dit ook combineren met reeds eerder verkregen gegevens en met gegevens die wij automatisch ophalen met het gebruik van cookies en andere technische middelen, mits je hiervoor toestemming hebt gegeven. Zo kunnen wij je IP adres achterhalen, acties die uitgevoerd zijn op de website, het besturingssysteem dat je gebruikt of wat je downloadt op de site. Voor cookies hanteren wij een aparte cookieverklaring. Het gaat dus eigenlijk om alle gegevens die wij in verband kunnen brengen met jou, ook indirect.

De concrete persoonsgegevens die wij verwerken zijn:
• Voornaam en achternaam
• Telefoonnummer [optioneel]
• E-mailadres, opt-in voor e-mailings
• Bedrijf
• Contactgeschiedenis
• Interesses
• Surfgedrag
• Indien je e-mails van ons ontvangt, registreren wij je interacties (open- en klikgedrag)
• Factuur- en betaalgegevens

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens zoals je geloofsovertuiging, ras, politieke of seksuele voorkeur, strafrechtelijke gegevens, religie, lidmaatschap van een vakbond of biometrische/ genetische of medische achtergrond zonder dat je hier je expliciete toestemming voor geeft.

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?

Ons doel is producten en/ of diensten aan je te leveren dus op de eerste plaats gebruiken wij je persoonsgegevens om te communiceren en identificeren. Dit betekent dat wij deze gegevens gebruiken voor het uitvoeren van de overeenkomst die je met ons sluit, zoals het verwerken van financiële gegevens als je voor een product betaalt, het creëren en bijhouden van een account, of in het geval je een vraag hebt over de dienst die we leveren en wij je hiervoor terug moeten bellen. De grondslag in de wet is hiervoor artikel 6 lid 1 sub b Algemene Verordening Persoonsgegevens ‘AVG’.

Daarnaast zullen wij in het kader van marketingactiviteiten ook je persoonsgegevens gebruiken als wij denken dat dit relevant voor jou kan zijn als onze klant. Denk hierbij aan aanbiedingen en advertenties op de interesses die wij van jou weten of voor het meedoen aan onderzoek en enquêtes. Maar ook voor het versturen van nieuwsbrieven en social media. De grondslag hiervoor is artikel 6 lid 1 sub f AVG.

Tot slot is het mogelijk dat wij in het kader van onze wettelijke verplichtingen persoonsgegevens moeten verwerken omdat de wet ons dit verplicht. Zo zullen we in ieder geval financiële gegevens verwerken voor onze eigen accountingverplichtingen. De grondslag hiervoor is artikel 6 lid 1 sub c AVG.

Nieuwsbrieven

Wij mogen je nieuwsbrieven sturen per mail over de producten en diensten die je reeds afneemt. In het geval dat we jou willen benaderen over andere producten of diensten, dan verzoeken we je om eerst je toestemming hiervoor te geven. Deze toestemming kan altijd worden ingetrokken door onderaan de nieuwsbrief te kiezen voor een ‘opt-out’. Je mailadres komt dan op een aparte lijst te staan zodat we weten dat je niet benaderd wil worden via de mail.

Verplichte verstrekking

Wanneer wij je om persoonsgegevens vragen, dan maken wij per situatie kenbaar of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Morres & Company niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden

Wij verstrekken, verkopen, verhuren of leasen je persoonsgegevens nooit aan derden, tenzij we wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven. Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Dit zijn geen ‘derde ontvangers’ maar ‘verwerkers’. Deze verwerkers gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden en verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de opdracht van Morres & Company.

De verwerkers waar wij gebruik van maken zijn:

NAAM OMSCHRIJVING VERWERKING
Online Succes Lead marketing software waarmee website bezoeken kunnen worden aangevuld met bedrijfsgegevens op basis van een IP-adres.
Mailchimp Emailmarketingsoftware waarin persoonsgegegevens worden opgeslagen en persoonlijke emailings worden verstuurd.
Mailplus Emailmarketingsoftware waarin persoonsgegegevens worden opgeslagen en persoonlijke emailings worden verstuurd.
Coosto Social media software waarmee social postings worden ingepland en verstuurd.
Simplicate CRM systeem dat wordt gebruikt om gegevens van klanten en contactmomenten in vast te leggen.

Gegevens binnen de EER

Je persoonsgegevens kunnen door ons, of door de dienstverleners waar wij mee werken worden verwerkt buiten de EER. Momenteel gebeurd dat in de volgende landen: Verenigde Staten (MailChimp). Wij zijn voor deze landen aparte beveiligingsmaatregelen overeengekomen zodat we zeker weten dat de persoonsgegevens ook hier veilig zijn.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

Morres & Company maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.

Bewaartermijn

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor een van de doelen die we beschreven hebben. Op grond van de wet kunnen de bewaartermijnen nog variëren, maar je mag ervan uitgaan dat we na 2 jaar na het laatste contact tussen jou en Morres & Company alle persoonsgegevens wissen die we niet meer noodzakelijkerwijs hoeven te verwerken. We kunnen wel kiezen voor anonimiseren in plaats van wissen als dit nodig is voor bijvoorbeeld onze statistieken.

Beveiliging van persoonsgegevens

Morres & Company heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking, waaronder:
• Onze website en software heeft een SSL-certificaat die bezoekers en gebruikers de garantie geven dat (persoonlijke) gegevens via browsers via HTTPS worden verzonden, waardoor informatie wordt gecodeerd en beveiligd. SSL (Secure Sockets Layer) wordt onder andere ook gebruikt voor online transacties (met creditcards).
• Morres & Company heeft uitgebreide maatregelen genomen waarmee wordt afgedekt wat de procedure is in geval van een datalek. Maar belangrijker nog; er zijn diverse technische én organisatorische maatregelen genomen om datalekken te voorkomen. We maken gebruik van betrouwbare systemen die voldoen aan de privacy wetgeving om emailings te versturen. Tevens hebben we verwerkersovereenkomsten gesloten met onze leveranciers. Het CRM systeem waarin wij persoonsgegevens van onze klanten opslaan voldoet eveneens aan de privacywetgeving en wij slaan niet meer informatie op dan noodzakelijk. De websites van onze klanten zijn in beheer bij een betrouwbare hostingpartij en we dragen zorg voor het regelmatig updaten van het door ons gebruikte CMS-systeem. Daarbij monitoren we en blokkeren we IP-adressen die als onveilig worden beschouwd om ons te beschermen tegen pogingen van hackers.
• Morres & Company heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangewezen die als taak heeft toezicht te houden op de verwerking van persoonsgegevens binnen onze organisatie.
• Morres & Company voldoet aan de ISO norm.

Rechten die je uit kan oefenen

Als wij persoonsgegevens over jou verwerken dan heb je het recht hierover controle uit te oefenen als onderdeel van je privacy. Zo mag je een verzoek doen om inzage te verkrijgen in welke persoonsgegevens wij van je hebben opgeslagen en kunnen wij dit voor je rectificeren als je een fout opmerkt. We kunnen zelfs je verzoek tot bezwaar of vergetelheid inwilligen wanneer blijkt dat de verwerking niet langer of niet op de manier zoals wij dat doen gerechtvaardigd is.

Wat je verzoek ook is, neem contact met ons op en wij helpen je kosteloos. Hiervoor kun je contact opnemen via onderstaande contactgegevens. Houdt er rekening mee dat we soms je verzoek niet in kunnen willigen omdat de verwerking van persoonsgegevens door ons noodzakelijk is. Bijvoorbeeld als we de overeenkomst nog niet helemaal hebben afgerond, of indien we op grond van nationale wetgeving verplicht zijn financiële gegevens te bewaren. Als dit het geval is, dan ligt de bewijslast hiervan bij Morres & Company en zullen we dit ook zo aan je uitleggen. In het geval van het intrekken van toestemming of maken van bezwaar tegen direct marketing geldt, dat we dit verzoek altijd inwilligen. Tot slot heb je ook recht op gegevensoverdraagbaarheid als dit technisch gezien haalbaar is en we geen onevenredige kosten hoeven te maken dit te verzorgen.

We willen je tot slot wel duidelijk maken dat wij als zogenaamde ‘verwerkersverantwoordelijke’ de verplichting hebben om degene die een verzoek doet te identificeren en we dus om nadere informatie kunnen vragen. In ieder geval reageren wij op elk verzoek binnen 4 weken.

Wijzigingen

Morres & Company houdt zich het recht voor deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina doorgevoerd. De meest recente wijzigingen dateren van 24 mei 2018. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website. Morres & Company kan je persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet aan jou bekend zijn gemaakt. In dat geval nemen wij contact met je op alvorens je persoonsgegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om je op de hoogte te stellen van de wijzigingen voor de bescherming van persoonsgegevens en om je de kans te bieden te weigeren.

Contactgegevens

Als je vragen hebt over dit privacy statement of ons privacybeleid, of een beroep wilt doen op één van je wettelijke rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Morres & Company
Australiëlaan 62
6199 AA Maastricht-Airport

Algemeen: 085 – 064 30 00
E-mail: info@morrescompany.com